9 praktische tips voor een succesvolle beursdeelname!

Na een aantal zware jaren, wordt 2015 naar verwachting het kanteljaar voor de bouwsector. Hoewel de utiliteitsbouw waarschijnlijk pas in 2016 weer aantrekt, zal de woningbouw zich in 2015 weer herstellen. In februari 2015 vindt de BouwBeurs weer plaats, die hierop inspeelt met als thema: “het wordt weer leuk in de bouw!”. Hoe zorg je er echter voor dat jouw beursdeelname ook “leuk”wordt voor zowel je klanten als voor jou?

Zelf heb ik in de afgelopen jaren al heel wat beurzen bezocht. Niet alleen als deelnemer, maar ook als bezoeker. Beurzen zijn een uitstekende gelegenheid om met je zakelijke relaties in contact te komen. Persoonlijke communicatie is nog altijd het meest waardevol om je zakelijke band te versterken. Toch moet ik nog vaak met kromme tenen aanschouwen hoe deelnemers aan beurzen met hun bezoekers omgaan. En niet alleen in de omgang met bezoekers loopt het vaak verkeerd. Ook op het gebied van een nette, toegankelijke stand gaat het nog te vaak mis. Daarom in dit blog een aantal hele simpele, logische en vooral praktische tips voor een geslaagde beursdeelname. Om er voor te zorgen dat de komende BouwBeurs voor iedereen een succes wordt.

Heb een duidelijk doel

Een geslaagde beursdeelname begint natuurlijk met het voor ogen hebben van een duidelijk doel. Zonder concreet doel is je deelname bij voorbaat kansloos. De ene organisatie wil nieuwe klanten werven, terwijl de andere juist de bestaande klant beter wil leren kennen of de relatie wil versterken. Toch zijn ook andere doelen denkbaar, zoals het versterken van het imago van de organisatie. Bepaal vooraf waarom de organisatie op de beurs aanwezig wil zijn. Dit is de leidraad voor overige beurs gerelateerde beslissingen. Het is slim om gelijk een projectmanager aan te wijzen als centraal aanspreekpunt en als hoofdverantwoordelijke voor een succesvolle beursdeelname. Zo kan ook goed het overzicht bewaard worden.

Bepaal je doelgroep

Het formuleren van het doel van je deelname is dus de eerste stap. Vervolgens is het belangrijk om te bepalen wie je doelgroep is. Het allerbelangrijkste hierbij is om te onderzoeken of je doelgroep ook daadwerkelijk aanwezig is op de beurs waaraan jouw organisatie deel wil nemen. Denk hierbij ook na over de centrale boodschap die je jouw doelgroep wil meegeven. Pas hier de uitstraling van de beursstand op aan, maar verlies het budget niet uit het oog.

Stel een budget op

Het opstellen van een beursbudget komt erg nauw. Een beursdeelname vraagt vaak om een flinke investering. Koppel het budget aan je opgestelde doelen. Is het realistisch dat met dit budget de doelstelling behaald wordt? Indien het budget niet toereikend is, is het wellicht beter om voor een andere methode te kiezen om je doelstelling wel te kunnen behalen. Een beursdeelname vergt een enorme investering van veel geld, tijd en energie. Wanneer de kans groot is dat de reeds geformuleerde doelstellingen niet behaald gaan worden is het zonde van de investering.

Juiste locatie

Laten we er voor nu even vanuit gaan dat het budget toereikend is. Dan dient er gezorgd te worden voor de juiste standlocatie om je doelstelling te bereiken. Wellicht dat je organisatie al jaren eenzelfde plaats claimt. Probeer deze plaats dan wederom te verkrijgen, zodat vaste beursbezoekers de stand gemakkelijk terug kunnen vinden. Zorg uiteraard voor een representatieve stand, zodat je op een positieve manier opvalt tussen de andere deelnemers.

Promoot je deelname

Vervolgens dient natuurlijk de hele wereld op de hoogte te worden gesteld van je deelname. Ondanks dat de Bouwbeurs zelf een mooie campagne heeft lopen, wil je ook jouw deelname specifiek onder de aandacht brengen. Stel allereerst een lijst op van bedrijven die je de komende periode zou willen bedienen en op de beurs zou willen ontmoeten. Stuur hen zo snel mogelijk een uitnodiging. Ook andere relaties verdienen een persoonlijke uitnodiging van de organisatie. Zorg vervolgens voor een goede zichtbaarheid op het internet, zodat ook andere potentiële bezoekers op de hoogte worden gebracht van je beursdeelname.

Bereid je goed voor

Bereid je beursdeelname goed voor. Organiseer een kick-off meeting met alle betrokkenen en maak een beursplanning met de standbemanning. Maak een checklist met alles wat vooraf geregeld moet worden en stel een draaiboek op voor de dag zelf. Vergeet hierbij niet om voldoende tijd in te plannen voor de op- en afbouw van de stand en andere voorbereidingen op de dag van de beurs zelf. Het zou ongelofelijk vervelend zijn als de stand nog niet helemaal af is, terwijl er al beursbezoekers rondlopen. Dit komt ook niet erg professioneel over. Om te zorgen dat er niets mis gaat is het verstandig om altijd een plan B te hebben. Bedenk vooraf wat er mis zou kunnen gaan en stel back-up-scenario’s op om deze op te vangen.

Wees zakelijk gastvrij

Voor je het weet is de dag van de beurs daar, en dan…? Je gaat toch niet een beetje zitten, hangen en bellen? Of juist met je handen in je zij voor je stand gaan staan om bezoekers te claimen? Laat dat allemaal maar achterwege. Heet bezoekers welkom, gedraag je professioneel en neem bezoekers serieus. Te vaak zie ik ontoegankelijke stands, die volstaan met producten, met ontoegankelijke en verveelde verkopers ernaast. Ik sta er nog steeds van te kijken hoe sommige organisaties zich op beurzen op weten te stellen. Wees gastvrij naar bezoekers, maar houd het zakelijk. Zorg dat je bezoekers op de juiste manier aanspreekt en beleef vooral plezier aan je beursdeelname! Als jij het naar je zin hebt, straal je dat ook uit naar anderen.

Volg je leads op

Maar goed, jouw beursdeelname was natuurlijk top. Jij had een doel, je had je deelname bij alles en iedereen onder de aandacht gebracht en je was uiterst beleefd en professioneel tegenover je klanten. Helemaal goed, niets meer aan doen. Of toch wel?

Vergeet naderhand niet je leads op te volgen! Dit dient zo spoedig mogelijk na beursdeelname te gebeuren. Na meer dan drie dagen ben je eigenlijk al te laat, gezien bezoekers je vaak snel weer vergeten zijn. Wees duidelijk bij het opvolgen van je leads en steek de communicatie positief in. Dit kan bijvoorbeeld al direct door een mail waarin je de bezoekers bedankt voor hun interesse in de organisatie en aangeeft dat je ze op korte termijn zult benaderen voor een vervolgafspraak. Zo wordt je organisatie snel weer onder de aandacht gebracht en geef je jezelf nog even de ruimte om alle gegevens van bezoekers op een rijtje te zetten. Neem zo spoedig mogelijk contact met je leads op voor een vervolgafspraak. Zorg dat je eventuele gedane beloften nakomt. Volg uiteraard alle leads op, maar stel prioriteiten en begin met de meest veelbelovende en waardevolle leads. Verdeel deze leads op logische wijze over de commerciële medewerkers en vergeet nieuwe leads niet in het CRM-systeem te zetten.

Evalueer

Een beursdeelname is niet goedkoop. Zorg dat je inzichtelijk maakt wat de waarde van je beursdeelname is geweest. Evalueer je beursdeelname met alle betrokkenen. Wat ging er goed en wat ging er minder goed? Neem verbeterpunten mee voor eventuele toekomstige beursdeelnames. Zo kun je jezelf en de organisatie blijven verbeteren. Dan rest mij niets anders dan je een hele goede en succesvolle beursdeelname toe te wensen!